观点:建企信息化建设的要点与难点

信息化是建企转型升级的一个重要推手,也是提升核心竞争力的有利武器。检验企业信息化是否成功的标准,不是看上了什么最新系统,而是看是否提高了企业运作效率,是否提升企业管理能力。

一、建筑企业信息化建设的实施要点

1.1统筹规划、分步实施。

系统建设上从两个方面来看统筹规划和分步实施。

一是系统平台,系统平台的搭建要考虑到OA办公、HR人力资源管理、财务管理、资产管理、项目管理、采购管理、视频管理、BIM管理等不同系统的集成,做好统筹规划,以便于后期的分布实施。

做好统筹规划后,各个子系统可以按规划分步实施,踏踏实实做好各个子系统的建设。

二是各个子系统的开发也要统筹规划、分步实施。比如项目管理系统的开发,我们要做好各部门的协调工作,充分了解部门的管理需求,按成本条线、进度条线;按公司管理条线、分公司条线、项目部条线进行不同角度的方案设计,做到多维度的整合。

实际开发时可先易后难,一个表单一个表单的开发和上线,成熟一个上一个。切忌盲目追求快而全。信息化的建设和实施不能搞大跃进,要根据企业的实际情况统筹规划。

抓重点、抓核心,逐步推进,分步实施,把信息化建设贯穿在企业管理的全过程中去。

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1.2充分调研分析企业管理水平,规范企业管理。

信息化建设可以提升效率,并通过积累的大数据进行数据分析、制定改进策略等诸多好处,但要做好信息化工作,重点还是在于企业的管理制度化和管理标准化。

建议在开展信息化建设之前,开展制度梳理、流程梳理、表单梳理。企业要根据现有的管理模式,对每个部门、每个业务流程、管理节点、管理内容都进行汇总梳理、充分讨论并优化,形成书面的规章制度,使管理制度化、标准化。

业务管理部门需梳理好本部门的流程并配合做好信息化建设部门规划,先在线下操作以验证流程的可操作性,逐步将流程与表单固化。

前面讲过信息化是数字化,表单化其实就是数字化的前提,一项管理如果不能形成数据表单,那么信息化的可能性就比较小。只有达到表单化,这项管理才有具体内容,才可能进行信息化。

所以需要按照“管理制度化、制度表单化、表单信息化”的思路推进信息化建设工作。

1.3企业信息化部门组织架构。

中施企协信息化工作委员会副主任鲁贵卿鲁总曾总结过,企业信息化建设要想成功,必须要有三只手,即“一把手、发烧友、操盘手”,也就是要有:思路清晰、态度坚定的一把手;充满激情、执行有力的发烧友;业务精通、任劳任怨的操盘手!

我们建筑施工企业首先要成立一个企业信息化领导小组,由公司总裁任组长,各部门负责人任组员,从公司领导层面重视和推动信息化工作,并制定企业信息化发展规划。

其次,要在公司层面成立独立的信息化部门,直接由信息化领导小组领导。再次,信息化部门专业人员的专业素质要求:一个企业信息化成功与否,信息化部门的负责人是关键。

信息化部门负责人兼具施工企业管理经验和计算机软硬件方面知识为最佳。只懂管理不懂计算机知识或只懂计算机而不懂管理,信息化工作做起来会很累。

建设企业信息化的主要人员就是上面提到的三类人员,归纳下:领导层,就是企业的信息化领导小组,是企业信息化建设的决策者;信息化部门成员,构成企业的信息化工作小组,是企业信息化工作的实施者,负责信息化工作在企业内部的开展;普通员工,也属于企业信息化操作人员,企业信息化建设需要企业全体员工的参与,是企业信息化建设工作实施的基础。

1.4信息化基础设施建设。

信息化基础设施建设包括两个方面的内容:

一是硬件方面,即计算机机房以及各种信息化设备。随着信息技术的发展,数据量、通信交互速度等不断提高,对硬件的数据存储量、数据处理速度等的要求也越来越高,我们的硬件系统必须具有可拓展性以适应越来越大的存储及越来越快的处理要求。

我个人不建议使用云服务器,主要是基于数据的安全性、数据的自主权、不同系统间数据传输、整合以及后期BI数据分析等考虑。

二是数据库服务器,建筑施工企业项目多,同时在线人数多,项目文档资料、图片资料量大,随着企业的不断发展,数据存储空间和运算速度要求也会很高,所以对数据库的要求很高,建议使用Oracle数据库等大型数据库系统。

1.5软件服务商的选择。

施工企业信息化,最主要部分就是施工项目的信息化,所以一切要围绕项目信息化来选择供应商和软件系统。

建筑施工企业不同于其他生产型工业企业,建筑施工企业的产品周期长、涉及面广,项目成本核算复杂,企业使用到的软件产品也多,不同的阶段企业的管理方式、管理模式、管理组织、管理流程也在不断的变化等等,这些因素在我们选择供应商时要综合考虑。

一般我们会参考以下几点来选择供应商:

一是软件供应商要清楚建筑行业的运营模式,否则在管理细节方面很难切合企业的实际应用。

二是供应商在软件行业里要有一定规模,包括在技术、人才、服务方面要有一定的实力和口碑。现在的信息技术日新月异,移动化办公技术越来越成熟,5G时代的来临,必然会使BIM、远程视频等技术的使用体验带来质的飞跃。

我们选择的供应商需要长期服务于企业的,原有软件如何适应新技术都考验软件供应商的能力。软件供应商必须跟得上技术更新的脚步,才能更好地服务于施工企业。

三是供应商开发的项目管理软件要具有二开功能,便于企业后续根据管理需要进行二次开发。

二、信息化建设中常见难点问题

2.1员工不愿意用系统怎么办?

一是培养员工对信息化系统依赖性。在信息化平台上先集成OA办公系统、短信发送、微信推送等常见的办公功能,把日常考勤、发文、各类申请等纳入系统。

做一些员工工作数据分析,利用微信推送给员工,给工作带来便利,使员工熟悉、习惯甚至喜欢上信息化系统,让员工依赖系统办公,养成员工上班第一件事就是打开系统平台的习惯。

二是主动出击,解决员工繁琐的录入、统计工作。由信息化部门通过与各部门沟通,了解普通员工中未被纳入系统的且具有大量重复性数据登记、统计工作,比如每月一次的电子表格报表、纸质台账等。

将员工的电子表格或纸面台账开发成系统表单,并提供相应的查询统计功能,解决员工重复劳动的问题,让他们感受到信息化为工作带来的便利性,激发员工参与信息化工作的热情和主动性。

2.2项目部信息化推广难怎么办?

一是培养信息化骨干。信息化推广时,公司职能部门层面比较好推,难就难在项目上。

项目上管理人员知识水平参差不齐,还有很多年龄偏大的员工,在开始推动信息化时很费劲,可以要求每个基层单位培养信息化骨干,选择使用信息化较多的、年轻的、有潜力的人员作为骨干人员,并制定职业上升通道加分的制度,激发他们的积极性,由信息化骨干带动基层人员逐步实施。

二是移动式系统平台的开发。可以开发或购买移动式管理系统,解决项目现场移动性办公。现在大部分人都会使用微信,可以通过微信开发的随身日志等功能,会用微信就能够使用,数据接入集团数据库,一个功能移动端和固定端使用两相宜,也进一步拓宽了信息化的实施道路。

2.3怎样让软件适合企业的管理?

一是选择软件服务商时,一定要考虑系统的二次开发功能。

所有软件服务商提供的管理系统都是基本的功能,各个公司的管理模式、方式方法不一样,系统肯定要根据公司管理要求进行修改、进行二次开发,而且往往需要二次开发的内容很多。

二是在服务商提供实施期间,要安排企业信息化专业人员跟进学习,以便于企业后期可以更加灵活地、更贴近需求地对系统进行二次开发。

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