标准化,不能仅仅是编制标准

来源: 何成旗 建筑前沿

标准化当然需要标准,但标准化又不是仅有标准便万事大吉。近日,笔者从江苏省的《海门日报》上读到一条消息,称“安全生产标准化建设已在全市小微企业中展开,根据计划,年底将有三成小微企业达标,明年底所有企业全部达标”,“但推行安全标准化过程中,也有不少企业安全生产标准化建设只注重台账资料,没有落实到实际生产过程之中,使安全生产标准成了‘一纸空文’”。

其实类似现象在标准化的其他活动中屡见不鲜。例如,贯彻执行ISO9001(国家标准为GB/T19001)的活动时,在相当多数的企业中,写的(质量体系文件)和做的(质量活动)完全两回事,“两张皮”的诟病在建筑业尤为严重。再如,上世纪九十年代伴随着“企业升级”的标准化升级活动,多少企业只是把标准编写出来后就以为“大功告成”!

此种现象在企业管理的其他领域同样或多或少地存在,人们常称其为“两张皮”。

前述《海门日报》的报道对此评论说:“出现这一现象的根本原因就是在这些企业负责人的头脑里,安全标准化仅仅是为了完成上级下达的任务,应付一下监管部门的检查,或者是为了取得安全生产许可证。这样的企业,即使顺利取得了标准化达标资格证书,也不合格”。说的很对,但不全面。

1标准化中“两张皮”现象产生的原因

▌1.对“标准化”的概念缺乏全面理解

怎样算是标准化?其实早在1988年《中华人民共和国标准化法》在全国人大通过之日起,这个概念就已经非常明确了,《标准化法》的第三条:“标准化工作的任务是制定标准、组织实施标准和对标准的实施进行监督。”

2002年颁布的国家标准GB/T20000.1-2002《标准化工作指南 第1部分:标准化和相关活动的通用词汇》进一步阐明了“标准化”这个词汇的内涵:“为了在一定范围内获得最佳秩序,对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。”为了避免产生误解,下文紧接着对定义中的“活动”作了“注”:“主要包括编制、发布和实施标准的过程。”在GB/T15496-2003《企业标准体系 要求》中也明确指出,“企业标准化是一个制定标准-实施标准-合格评定-分析改进,以及再修订标准的动态过程”。

综合以上叙述,可以把标准化的过程用下图做个示意:

图1 标准化过程示意图

标准化,不能仅仅是编制标准-BIMBANK

总之,标准化不仅仅是制定标准,还包括“实施标准”和“对标准的实施进行监督”。可惜一些企业在标准化过程中忽略了对标准化的全面界定,只是完成了一批企业标准的编写以为就是标准化了。

▌2.相关政策的误导

毋庸讳言,一些政策的误导也是产生“两张皮”现象的重要原因。例如,上世纪九十年代的企业升级活动,国家相关部门制定了省级先进企业、国家二级企业、国家一级企业等标准,其中,包含有一些“必备条件”,“企业标准化”即是其一:申报省级先进企业者,必须达到标准化三级;申报国家二级企业者,必须达到标准化二级,等等。怎样能达到标准化三级呢?只需要编制企业标准,形成包括技术标准、管理标准和工作标准的企业标准体系即可。至于是否实施、对实施情况是否进行了监督,都没有列为三级标准化的条件。这就给企业带来某种错觉。于是,有相当数量的企业完成了标准体系的建设,但没有几家企业过问实施情况如何。又如,国家标准化管理委员会自2004年开展了一项“标准化良好行为企业”创建活动,制定了标准化良好行为确认评分表,并要求各地质量技术监督部门组织企业积极试点。标准化良好行为分为A、AA、AAA和AAAA级,4A级为国家级标准化良好行为企业,3A级为省级。这项活动的初衷可能是良好的,国家标准委制定的《标准化良好行为企业试点确认工作细则》中也明确提出确认工作包括“标准体系是否有效运行以及运行的效果”。然而,总分为500分的《标准化良好行为确认评分表》中,“实施”仅占100分,而基本分达到280分以上,即可评为A级;基本分达到300分以上,总分达到350分以上的可评为AA级;基本分达到360分以上,总分达到420分以上的可评为AAA级。“实施”对评级的影响极小,甚至可以忽略。笔者也的确从华东某些省市看到一些企业只是编制出了部分企业标准,便被当地主管部门认定为A级、AA级、甚至AAA级。在这里,“实施”又被有意无意的忽略了。

▌3.基础薄弱,“消化不良”

出于市场压力或与同行的攀比,许多企业开始了标准化的活动,例如上世纪九十年代中叶开始的“贯标认证”,例如近来一些省市推动的“标准化良好行为”创建,例如某些地区或行业的“安全生产标准化建设”。虽然这些活动都是重要的、甚至是必要的,但一些企业在开展这些活动时并没有对自身情况进行客观的分析以制定适合自己的标准化之路,而是急功近利,恨不能一口吞个胖子。笔者应邀去南方一家装饰公司商谈帮助其建立项目管理标准化的咨询业务时,该公司老总对笔者介绍的经调研后为企业量身定做适合该企业的项目管理标准体系的工作程序并不认可,他要求我们把世界上最优秀的公司的东西移植过来,改编成该公司的标准就行了,没必要太麻烦。这位老总就是想一口吞胖子的典型,如果照他的要求去做,这家公司必定会“消化不良”。前些年笔者以国家注册审核员的身份在一些建筑企业进行“三标体系”审核时,就发现有为数不少的企业都是在照抄照搬其他企业、有时甚至是不同行业的企业的体系文件,有些拿到了认证证书的企业,其“管代”连什么是环境因素和危险源、哪些是文件的有效版本等一些基本概念都不清楚;在一家建筑施工企业的检测器具清单上,竟然列有“心电图仪”、“血压计”等仪器的名称。企业为了资质升级,为了市场准入,都想在最短的时间内拿到认证证书,只有靠照抄照搬,以图“过关”。

 2怎样保证标准的实施 

有了标准,那只是“万里长征才走出第一步”,那么,怎样才能使标准有效落实呢?笔者以为,除了标准的编写要注意可实施性和可操作性外,还要开展以下工作:

▌1.培训

要让员工执行标准,首先必须让他明白相关标准中对他的工作是如何规定的。对标准的宣讲、培训则是达到这个目的的有效手段。培训可以分层次、分专业进行,培训的内容以标准执行者所需执行的标准为主,培训的方式包括课堂讲授、实地讲解示范、师带徒、印制和发放指导操作的小册子、组织讨论等。培训之后应当有适当的考试,必要时应将考试成绩作为上岗重要条件之一。

▌2.检查

对标准的执行情况进行检查是促进标准能够落实的有效手段。检查即是《标准化法》中所说的“对标准的实施进行监督”的活动,它实际上还包括了“组织实施标准”的内容,因为若没有实施,也就谈不上对实施的监督检查。

对标准实施的监督检查的方法很多,“内部审核”的方法比较有效。所谓“内部审核”,根据有关国际标准的定义,是“由组织自己或以组织的名义进行”的、“为获得审核证据并对其进行客观评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程”。很拗口的一段话,通俗地说,就是对实际工作是否满足了“标准”的规定进行系统的检查,而实施检查的人员可以是本单位人员,也可以聘请外单位有经验的人员以本单位的名义进行。审核时,一方面要检查标准的编制是否符合有关法律法规或上级标准的要求,另一方面要检查实际工作是否按照标准的规定得到了落实,效果如何。表1为某公司脚手架工程内部审核的检查清单。

表1 模板工程和脚手架工程审核检查清单

标准化,不能仅仅是编制标准-BIMBANK

▌3.考核

有检查就应有考核,不过对标准化落实情况的考核更多的是一种“评价”,根据内部审核的结果评价一个单位或一个项目部的标准化水平。这种评价可以参照关于标准化良好企业评价标准的相关部分进行(如表2):

表2 标准化实施水平评价表

标准化,不能仅仅是编制标准-BIMBANK

对评价结果在一定范围内进行通报,奖优罚劣,以达到促进标准化落实的作用。

▌4.改进

所谓改进就是通过采取各项有效的措施提高标准化的水平。标准化的改进是个过程,其目的是消除标准化的系统性问题,使标准化达到一个新水平、新高度。企业在执行标准的过程中,会不断发现已编制标准的缺陷,如可操作性差、技术水平偏低、脱离企业实际等;同时,企业所面临的外部环境也在不断发生着变化,企业标准必须与之相适应。企业标准化的持续改进就是要解决这些问题。换言之,企业的标准如果未能得到执行,它的缺陷或与外界已变化发展的形势不适应的问题便不会被发现。因此,标准化的改进应体现在标准的修订完善、标准化的监督方式和检查准则的持续改进、标准化考核评价的不断完善等方面。GB/T15496-2003《企业标准体系 要求》中所说“企业标准化是一个……动态过程”云云(见本文前述),这个动态过程就是通过持续改进来实现的。

企业标准的修订方式有编制补充标准或实施细则、按一定周期的定期换版等。一般来说,一项标准的有效期不要超过5年,到期应予换版。在有效期的5年内,应广泛收集标准的执行情况,识别标准的修订信息。

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